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El Consejo de Gobierno aprueba el Decreto por el que se regulan las Oficinas de Asistencia en materia de Registros de la Administración que supone la transformación digital de la atención presencial al ciudadano

La Junta ha aprobado esta mañana un decreto de la Consejería de Transparencia, Ordenación del Territorio y Acción Exterior por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Esta norma supone la puesta en marcha de un nuevo modelo de oficinas orientadas al ciudadano, que incorpora las mejores tecnologías, simplifica sus procesos y potencia las buenas prácticas así como la participación de todos los involucrados. Este avance se realiza como un compromiso de la Junta de Castilla y León por la calidad y la mejora continua, que tiene en cuenta la multiculturalidad y la diversidad, así como la dispersión en el medio rural y la disponibilidad de medios de acceso a los servicios públicos digitales en la Comunidad.

Consejo de Gobierno del 20 de mayo de 2021

Castilla y León | Consejería de Transparencia, Ordenación del Territorio y Acción Exterior

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, recientemente desarrolladas en el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, han supuesto un giro drástico en forma de actuación de las Administraciones Públicas; con ello se dirigen hacia un funcionamiento íntegramente electrónico con la finalidad de servir mejor al ciudadano, bajo los principios de eficacia y eficiencia, intentando ahorrar costes a ciudadanos y empresas y reforzando las garantías de los interesados ya que permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada sobre los procedimientos en que se hayan involucrados.

La previsión de una administración electrónica para la ciudadanía, cada vez más habituada a las nuevas tecnologías, no ha de suponer en modo alguno una discriminación respecto al acceso a los servicios públicos -o a cualquier actuación o procedimiento- para aquellos ciudadanos que no disponen de los medios o de los conocimientos para acceder a estas herramientas en su comunicación con la Administración. Y en este punto es donde estas oficinas -tradicionalmente conocidas como “oficinas de información y registro” y que ahora pasan a ser denominadas “oficinas de asistencia en materia de registros”- encuentran su renovado valor, enfatizando su servicio de ayuda a las personas que lo necesiten en el uso de estos medios electrónicos en sus relaciones con la Administración.

Servicios que se prestan desde las Oficinas de Asistencia en materia de Registros

El decreto aprobado hoy regula el funcionamiento de las oficinas autonómicas de asistencia en materia de registros de forma que se ajuste al nuevo escenario legal y a las nuevas soluciones interoperables, interconectadas para todo el ámbito nacional y reutilizables por todas las administraciones públicas, en torno a los siguientes servicios principales:

SISTEMA DE INTERCONEXIÓN REGISTRAL (SIR): Implantado desde 2017 en la totalidad de las oficinas de asistencia autonómicas gracias a la aplicación informática que da soporte al Registro Único de la Administración de Castilla y León, SIRCYL, la administración sin papel ya es una realidad; salvo excepciones debidamente justificadas, se digitaliza toda la documentación que el ciudadano presenta en papel y se envía electrónicamente a su destino, bien sea de la Administración autonómica -con un despliegue en más de 850 órganos y unidades de tramitación autonómicos-, bien de cualquier otra Administración a nivel nacional, de manera sencilla, al instante y con plena validez jurídica, previa devolución al ciudadano de sus originales.

Los datos que arroja SIRCYL hablan por sí solos de la ambición de este proyecto transversal de interconexión registral desde su puesta en marcha en 2017: 11 millones de asientos totales, de los cuales 1,5 millones han sido objeto de intercambio registral electrónico con otras administraciones públicas y casi 6,7 millones han sido distribuidos electrónicamente, en el mismo instante, a sus unidades de tramitación dentro de la Junta de Castilla y León.

Actualmente la Administración de la Comunidad de Castilla y León es la primera comunidad autónoma a nivel nacional en cuanto a número de envíos electrónicos por intercambio registral y además se ha de tener en consideración que los datos de distribución electrónica interna, dentro de la propia Administración autonómica, prácticamente sextuplican el intercambio registral, lo que apoya la viabilidad del procedimiento de modernización del registro frente a la operativa tradicional.

En continua mejora gracias a las sugerencias de los usuarios y al sistema de encuesta de la ciudadanía puesto en marcha en la oficinas principales como consecuencia de la actualización de su Carta de Servicios a finales de 2020, SIRCYL ha logrado durante el año 2021 la integración electrónica con aplicaciones gestoras gracias al desarrollo de servicios web y, además, se encuentra pendiente de importantes cambios técnicos impuestos por la plataforma SIR a nivel estatal en el horizonte 2022.

INSCRIPCIÓN DE APODERAMIENTOS APUD ACTA: @podera es la aplicación que da soporte a este servicio y donde se podrá efectuar, bien por el ciudadano de forma electrónica, bien por las oficinas de asistencia en nombre del interesado, el otorgamiento de un apoderamiento en favor de tercero para que le represente ante las administraciones públicas.

La Oficina Departamental de las consejerías de la Presidencia y de Transparencia, Ordenación del Territorio y Acción Exterior ha sido la primera oficina en implantar @podera, a la que seguirá el resto de oficinas autonómicas a lo largo de 2021.

ASISTENCIA EN EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS: La Ley 39/2015, de 1 de octubre prevé que la Administración preste asistencia en el uso de medios electrónicos a los ciudadanos que no sean sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con ella, pudiendo determinar el canal o canales a través de los cuales preste esta asistencia. El canal más utilizado por el ciudadano “no obligado al uso de medios electrónicos en sus relaciones con la Administración” son las oficinas de asistencia en materia de registros, por lo que se estima que podría resultar de mucho interés que estas puedan comenzar a realizar este apoyo a la administración digital.

La aplicación informática ARE (Asistencia en Materia de Registros) proporciona un punto o portal único de acceso de los empleados de las oficinas a la Sede Electrónica de nuestra Administración para prestar dicha asistencia electrónica, tanto general –información- como específica -para la presentación de una solicitud electrónica, consultar el estado de un expediente o acceder a una notificación electrónica-.

Esta herramienta se ha desplegado en producción el pasado 29 de marzo de 2021 en la Oficina Departamental de las consejerías de la Presidencia y de Transparencia, Ordenación del Territorio y Acción Exterior, con un primer procedimiento de competencia autonómica como es el de presentación de Sugerencias y Quejas ante la Administración de la Comunidad, un procedimiento totalmente adaptado a las necesidades derivadas de la intervención del empleado para dicha presentación electrónica en nombre del ciudadano. Se prevé su posterior implantación gradual a lo largo de 2021 en el resto de las oficinas de asistencia autonómicas así como su despliegue progresivo a otros procedimientos de competencia autonómica.       

Con la entrada en vigor del Decreto, las oficinas de asistencia en materia de registros se concentrarán progresivamente en los sujetos no obligados al uso de medios electrónicos que además carezcan de dichos medios. En definitiva, se trata de un nuevo modelo de oficinas de asistencia en materia de registros con un enfoque de homogeneidad en la operativa y con idénticos estándares de calidad, sea cual sea la oficina autonómica que resulte finalmente elegida por el ciudadano para la realización de sus gestiones administrativas.

Dónde encontrar una Oficina de Asistencia en materia de Registros

De las 214 oficinas que en la actualidad prestan a diario el servicio de atención presencial en la Administración autonómica, 113 oficinas se encuentran en el entorno rural, con un total de 917 profesionales al frente que se dedican a esa primera atención al ciudadano que desea iniciar cualquier trámite o gestión administrativa, de forma totalmente gratuita, informando y registrando documentos dirigidos no solamente a la Administración autonómica sino también a cualquier otra Administración pública a nivel nacional, cualquiera que sea la materia, la ubicación geográfica y la competencia de gestión.

En toda esta estructura de atención al ciudadano destacan, por constituir la imagen y referencia de la atención al ciudadano de nuestra Administración, las oficinas generales situadas en las sedes de las correspondientes delegaciones territoriales de la Junta de Castilla y León en la capital de cada provincia. En ellas se presta el servicio con horarios extensos de atención al público, tanto matutinos (de lunes a viernes, de 8.30 horas a 14.30 horas) como vespertinos (de lunes a jueves, de 16.30 horas a 18.30 horas). En Valladolid se añaden las oficinas departamentales de Asistencia en materia de Registros localizadas en las sedes de las consejerías, con horario matutino (de lunes a viernes, de 9.00 horas a 14.00 horas).

Los Puntos de Asistencia en materia de Registros se ubican estratégicamente en municipios de especial importancia en nuestra Comunidad, como son Arenas de San Pedro (Ávila), Miranda de Ebro, Aranda de Duero y Condado de Treviño (Burgos) y Ponferrada (León), con horario de apertura de 8,30 a 14,30 de lunes a viernes. Y el resto de oficinas de asistencia, localizadas en los diferentes edificios administrativos de titularidad autonómica tanto en capitales de provincia como, sobre todo, en otros municipios de la Comunidad tienen un horario de apertura general de 9.00 horas a 14.00 horas, de lunes a viernes.

Toda la información acerca de dichas oficinas, su ubicación, servicios y horarios de atención al público se encuentra permanentemente actualizada en la página web de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, dentro del apartado 'Atención al ciudadano', así como en las propias oficinas de asistencia. Además, en la Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León ( www.tramitacastillayleon.jcyl.es ) se incluye un directorio geográfico para facilitar al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.